文書および記録の定義（平易な解釈）
今週は文書及び記録の定義を整理した例を紹介します。
「管理文書」は生きている文書！！
承認印、配布先、改訂日が明確にされていること
最新版であることがわかること
       　―
｜		 ⑥分類A
（右図参照）
   
　―
｜		 ④品質文書
 ｜
＋―
｜ 		 ⑦分類B（右図参照）
 
　 ―
｜		 ②管理文書
 ｜
＋
｜
   ｜
　―		 ⑧記録類
①文書 
 ｜
＋
｜		   ｜
　―		 ⑤品質文書以外
（例えば、経理システム文書etc.） 		  
  ｜
　―
 ③管理外文書   
　 ―
｜		 （１）管理文書を配布された部署においてコピーし参考資料的な使い方をするもの
管理外 or 外 の印を押すこと
  たとえば  ＋―
｜ 		 （２）管理文書の体裁を整えているように見えるが、まだ承認されていないもの    
    　―
 （３）管理文書にする考え方を持たずに作成された文書
（＝｢個人的に作成された｣と表現されることがある）およびそのコピー   


⑧記録
 品質記録は、活動の結果を示すものなので、事後に書き換えたり、修正したりすることはない
品質記録 品質記録1 品質マニュアル ４．１６ が要求している品質記録
品質記録2 異常が発生した対象製品等のトレーサビリティを確保するための品質記録
品質記録3 活動の証拠としての品質記録
⑧「データとは、数値だけではない」文字で表すデータもある

 ⑦管理文書（⑦分類B）→⑧品質記録に置き換えられる例
 (1)例１：｢事業計画｣（QS9000)を作成し、利用している期間中＝｢管理文書｣。したがって、修正などをすることがある
 計画対象期間を経過したあとは｢品質記録｣となる。これ以後は書き込みしたり、修正を施すことはなくなる
 (2)例２：活動のフォローアップをした直後は｢管理文書｣(厳密に言えば、承認される前は｢管理外｣文書)→報告が承認された後は｢品質記録｣
 (3)例３：現在使用している図面は｢管理文書｣。したがって、設計変更することがある
 設計変更されたために旧図になった原図を、何らかの理由で、保管するときは｢品質記録｣。あるいは管理外 表示して、参考資料扱い

補足：プロセスとの関係による分類

性 格 形 態 使 い 方 改 訂 承 認
文書 プロセス（作業）のインプット ハードコピー 繰り返し使用 可　 必要
データ プロセス（作業）のインプット 電子媒体中のデータ* 繰り返し使用 可 必要
帳票等に記入するデータ*
記録 結果の記録（アウトプット） ハードコピー＊ まず保管し、使用しない
（必要時のみ使用）		 不可 不要
電子媒体中の画像データ＊
*データには数値、記号、文章を含む