当院における薬剤メール発注法

　山本内科耳鼻科院長　山本秀平 (2006/10/7)
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以前には某メーカのレセコンを使用しており、プログラムとして組み込まれていたＮＴＴ回線を利用したモデムによる薬剤自動発注方式を採用しておりました。原理はいたって簡単で、

まずレセコン内に実在庫量を入力して運用開始、
日々入力する保険請求データから薬剤集計日報を算出、
実在庫データと同値から差分データとして理論在庫量データを求める、
各々薬剤に発注点をこれも予め設定しておき、毎日この作業を行う、
理論在庫量データが発注点を下回るものをモデムを通じて、自動発注し、
入荷した薬品量は理論在庫量データの追加テータとする

というものでした。

現在の機種には同機能がなく、しかたなく最近まで電話の肉声で毎朝、発注していました。しかし、やはりスマートでない、これをメールで行う方法を考えました。

原理は簡単です。複数問屋さんとの取引がありますが、各問屋さんに取引１品目に対して１メール、御用聞き用メールを作成し､当院に送信していただいたのです。メールの形式ですが、件名には薬品名＋注文承りと書きます。そして本文には再度、薬品名、薬価、納入価、注文量を一行メールで書いていただきました。このようにして数百のメールが届いたところで、これを注文箱というディレクトリーに移動させます。これで準備完了です。

後はただ、豊田看板方式を行い、メールにて発注するのです。一切、在庫チェックはしません。

物品係からのメモをもらい、薬品倉庫から薬品をだしますが、
在庫がゼロとなったものだけマークしておき当日早いうちにメールで発注します。メーラーは皆様おなじみアウトルックですが、上記ディレクトリにてファイル名(つまり注文薬品名、ここがみそ)でソートし、次々と該当ファイルを右シングルクリック、送信者に返信すると注文完了です。
早ければ同日、遅くとも翌日には入荷しますので、送信済みアイテムにあるファイルを入荷のディレクトリにドラッグアンドドロップします。
そして入荷品を薬品倉庫に入れる

これで一連の作業は完了です。

たったこれだけの事なので、いろいろと伝票を作るという事がなくなりました。原則的には伝票は無し、各人は覚えを持つだけです。発注ですが、電話で肉声で注文するより、明らかに速くて、正確な事この上なし。といいますか、なにせ送信者に返信する訳ですので注文先の間違えようが無いのです。

通信ログが全て残るというのも大きな利点です。電話はいちいち録音という訳にも参りません。言い間違い､聞き間違いが起き、間違った物品が納品された場合、時間ロス、人件費、配達車のガソリン代など無視できませんが、結局は言い間違いなのか､聞き間違いなのか真相は闇ですが、実情は問屋さんの泣き寝入りでしょう。

唯一欠点はなにぶんにもメールですので、急配がお願いできないという事です。金曜に発注しても、月曜朝に問屋さんがメールチェック、夕方に支店に届き、配達は火曜日午前となる事もあります。急配はやはり、電話で直接お願いするしかありません。

ところで当院の取引先は七社に及びますが、実は一社だけは急配が可能です。メールに精通して見える方はピンとくるはず、そうです、私は彼のアイモード携帯に発注しているのです。一行メールですからまさに携帯の得意とする所です。

ところが、彼が自社受け持ちの薬品をいちいち私あて注文メールを作成した時は大変だったでしょう。ぽちぽちと携帯に向かってひたすら漢字入力、当院に送信、おそらく半日以上かかったかも知れません。がしかし、それとて一回きりのこと、毎日その作業をするわけではありません。

他社とは全て支店のモデムに繋がれたパソコンとのやり取りです。本当は携帯に注文メールが入ったほうがいいのですが。というのも営業マンは常に携帯を持ち車を運転していますので。

それて支店のパソコンで注文メールを作成して当院に送信されたメールを私が加工して送信先を彼の携帯に変えてしまうことができないか、数十種類のフリーウエア、シェアウエアをあたりましたが同機能のメール送信先のエディタは見つかりませんでした。どなたかご存知ないでしょうか。

まあ、もっとも､そのようなソフトがみつからないという事はインターネットのメールサービスを通じて配信されたコンテンツの発信元を隠したり、偽装するために、ヘッダーなどの部分に手を加えることは法律にも抵触する可能性があり、健全なプログラマーのみが参加するダウンロードサービスサイトにおいてはそのようなソフトがネット上に陳列される事はないという意味なのかも知れません。

この方法の最大利点はなんといっても一切、予算がいらないという事です。インターネットのインフラさえあればいつでも気軽に始められます。止めたければ止めてもいいのです、予算がかかっていないわけですので。またメーラーもフリーウエア、シェアウエア数十種を試しましたが、日ごろ慣れ親しんでいるアウトルックが一番いいという極めて平凡な結論となりました。さあ、あなたも早速。

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