| 好かれるメール、嫌われるメール |
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| インターネットをはじめれば、次は、電子メール。 一番役に立つ道具かもしれない。 ただし、基本の機能を知らないと、知らないうちに、嫌われるメールを送っているかもしれません。 |
| 嫌われるメール |
その1
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| と言われても、何のことだかわからない人もあると思います。 HTMLメールは、、絵や写真を貼りつけたり、文字の色を変えたりして、ホームページと同じ見映えのメールをおくれる機能のこと。 とても便利な機能ですが、これが、受け取る相手しだいで、送り手の望みどうりに表示されないことがあります。 メールを受ける側のメールソフト（メーラー)が、たとえば、「ポストペット」なら、写真や、絵は表示されず、代りに、呪文みたいな文字が、文章に紛れ込んだ見にくいメールになります。 どんな感じになるか試したければ、ホームページが表示されたら、メニューの、「表示」と書いたところをクリック、それから、「ソース」と書いてあるところをクリックしてください。 いま見ているページを、テキスト形式（ポストペットにのように、文字だけしか表示できない形式）で見られます。 ところどころ、日本語も混じるけど、とても読む気になれない、呪文のような文字がいっぱい。 相手の、メールソフトによって、HTML形式で出したあなたのメールも、こんな風に見えてるかもしれない。 HTML形式のメールを送ると嫌われるもうひとつの理由は、（写真やイラストを加えると特に）文字だけと比べ、データ量が格段に多くなる事。 ケーブル接続なら、メールの送受信にいらいらさせられたことなどあまりないかもしれませんが、電話回線の場合、メールの受信完了にびっくりするほど時間がかかり、万が一には、取りこみに失敗して、強制終了する羽目になることもあります。 ケーブル接続でも、よる９時すぎなど、ホームページがすぐに表れなくて、イライラしたことがありませんか。 ホームページは、あんまり待たされれば、見るのをやめて、他の場所に移ってしまってもかまいませんが、メールは、そんなわけにもいかない。 ホームページの写真や絵は、データ量を減らす工夫をしてあるのですが、そのことを知らず、これは便利と、デジカメで取りこんだ写真をそのまま送ると、受け取り手の負担は、時間と電話代の両方です。 はじめての人ににメールを送るときや、掲示板への参加などは、テキスト形式が、基本であり、マナー。 インターネットを始めて間もないころ使用するメーラーは、たいていアウトルックエクスプレ、ウィンドウズの入っているパソコンのオマケみたいなソフト。 ところが、このインターネットエクスプレス、最初の設定が、HTML形式なので、はじめたばっかりの人は、かならず、HTML形式のメールを送ります。 というか、それが、嫌われるメールだなどとは、夢にも思わない。 でも、知らない相手にこれで送ると嫌がる人は多い。 特に、メーリングリストのように多数の人が見ている場合、親切に指摘してくれるばかりでなく、えらい怒る人もいます。 いきなり怒るのもどうかと思うけど、メーリングリストの参加説明には、テキスト形式で送りましょうと説明があります。 無用な摩擦を避けるため、転ばぬ先の杖、とりあえず、設定をテキスト形式に変えておきましょう。 |
その２
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| 電子メールには、手紙を書いて送る以上に、いろいろな機能があります。 それを使いこなせば、メールはもっと便利。 になるはずでしたが、最近、うかつに便利な機能が使えなくなってきました。 その原因は、「コンピューターウイルス」 パソコンを持っていれば、だれでも、ウイルスのやその被害のことは、耳にしているはず。 このウイルスの多くが、電子メールを媒介に広がるのもご存知の通り。 ウイルスは、メールに添付されたファイルに潜み、それを実行したときに感染し、発病します。 以前は、しらない人からの添付ファイルを開けないことが、ウイルス予防の第1歩でした。 しかし、今のウイルスは、発病するとそのコンピューターに保存してあるアドレスに勝手にウイルスを添付して送信する厄介なもの。 したがって、知人からのメールだからといって、安心できません。 いまや添付ファイルは、どこからきたものであれまず疑うのが鉄則。 まるで、人を見たら泥棒と思え、といっているようなもの、やな感じですが、ウイルスに感染すれば、自分だけでなく、他の人まで巻き込む可能性が大きいので、慎重にならざる負えません。 ワクチンソフトがありますが、それも相手しだい、持っていない人、適切に使っていない人などそれぞれ。 それに、ウイルスは、日々新種が発生するので、ワクチンソフトは、万能薬とはいえません。 知人からの添付ファイルの安全を疑うのは、気持ちのいいものではないはず。 まして、お互い初心者同士なら、確認の作業も厄介で、思わぬ行き違いもあるもの。 今のウイルスの現状では、相手先に気を使わせないため、添付のファイルは送らないのが最善と言えるでしょう。 もちろん、仕事で、バリバリ使いこなす人同士ならば、お互い、安全の確認のすべも承知のうえでしょうから、話しは別になりますが。 |
その３
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| 無料のメールアドレスをひとつもらって、今のアドレスとごっちゃにしないよう、別のメーラーを使うようしました。 設定が正しいかどうか確認のため、アウトルックからメールを送ってみると、「送信者から、確認メッセージの要求があります。」というメッセージが一緒についてきた。 そういえば、以前、「オプション」のところで、アウトルックの設定を触ったときに、これは便利と、「相手の送信を確認する」の項目にチェックを入れたような記憶があるような。 相手方の受信完了と同時に、（ポストペットで、ペットが帰ってくるみたいに）自動的に、返信が確認されるのかと思ったら、こんな催促がましい機能だったとは。 こんな設定をしているひとが、たくさん居るとは思わないけれど、私以外で確認要求の設定を「ＯＮ」にしている人があれば、気をつけて。 われながら、これは鬱陶しい。 こんなメールを送ってしまった皆さん、たいへん反省しております。 まさか、あんな風にあからさまに確認を要求する機能だとは思いませんでした。 |
その４
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| 「読みにくいメール」と言っても、送る人、受け取る人それぞれのうけとめかた次第、余計なお世話。 ごもっとも、反論の余地ございません。 ここでいいたいのは、変なところで改行してあるメールのこと。 私は目が悪いので、頂いたメールを読むとき大きな文字にして、画面いっぱいにひろげます。 この状態で、送信済みフォルダの（自分が出した）メールを読むと、文章の途中のとんでもないところが改行してあるのを発見。 自分で書いたときには、そんなところで改行していないはずなのに、納得がいかない。 行の端まで行くと無意識に改行してしまっているのだろうかと思い、気をつけても、送信済みのメールを確認すると、やっぱりおかしなところで改行が入る。 最近、その理由がやっとわかりました。 アウトルックには、何文字目で改行をするかの設定をする項目がありました。 「送信時自動折り返し機能」と言うらしいのですが、だから、こちらは、改行する気が無いにもかかわらず勝手に改行してしまう。 厄介なことに、送信した時はじめて、その設定が有効になる（送った後に改行される）ので、書いているときには相手にどんな具合に送られるのかがわからない。 この設定を無効にできないので、大変困る。 解決の方法としては、改行する行数を最大（132 ただしこの数は、英数半角の文字数なので、日本語の場合６２文字）に設定しておいて、70前後（３０文字前後）で、手動で改行する。（とどこかの書いてあった） 画面の幅からはみ出して、一行ごとにスクロールしなければいけない厄介な文章にしないために、３０から３５文字で改行しておけば、読みやすいメールになるそうです｡ |
その５
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| 「メールの返信には、返信機能を使うのが便利。 返信ボタンを押せば間違いなく、出したい相手のアドレスが自動で入力されるので、間違いメールの心配が無い。 それに加えて、相手のメッセ−ジがくっついているので、返事や回答に役に立ちます。 この相手のメッセ−ジを消さないで、返信のときそのまま（自分の文章と）一緒に送るのが、全文引用です。 返事や回答をわかりやすくするために、相手のメールを利用するのなら必要なところだけを簡潔に引用しましょう。 必要が無ければ、送信の前に、引用された文章は消してしまうのが良いです。 いつも、自分が出したメールをくっつけられていると、送るほうに悪気は無くても、送られた側としては、煩わしいし、ファイルの大きさも､ちょとではあるけれど、無駄に大きくなります。 |
好かれるメール あれをしないこれをしないと禁止事項に気を使えば、嫌われないメールはかけそうだけれど、好かれるとなるとこれは相性、一般論は難しい。 その２ その３ |
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